KARJALAN MESSUJEN 2012 OSANOTTOEHDOT

1. TOIMEENPANO

Järjestäjä: Pohjois-Karjalan kauppakamari

Messutoimisto: Torikatu 21 C, 80100 Joensuu,

puh. 050 313 9420.

Näyttelypaikka: Joensuun Areena ja ulkoalue

Tapahtumakeskus: Jäähalli

Aukioloajat: 8.-10.6. joka päivä klo 10.00 - 18.00

2.  NÄYTTEILLESETTAJAT

Näytteilleasettajiksi kutsutaan teollisuus, kauppa, palvelut, käsi- ja pienteollisuuden harjoittajat, matkailuyritykset, pankit, talouselämän ja julkisen hallinnon laitokset ja järjestöt sekä kunnat.

3. PAIKANVUOKRAT

Vuokrat määräytyvät osastojen lopullisen sijoituksen mukaan. Sisätilojen vuokrat ovat 100-115 €/m2 + alv 23%, sisältäen messurakenteet (seinät ja otsalauta) ja ulkotilojen 30 - 35 €/m2 + alv 23%, ei sisällä messurakenteita. Näytteilleasettajan on mahdollista ostaa myös pelkkä paikka ja käyttää omia rakenteitaan. Tuolloin vuokra on 20 €/m² edullisempi.

Alin osanottomaksu on 350 €. Kulmaosastoista (kaksi sivua avoinna) peritään 10 % lisämaksu. Hinnat lasketaan jokaiselta alkavalta neliömetriltä. Messuosastolla voidaan mainita messutoimiston suostumuksella muun kuin näytteilleasettajan, hänen päämiestensä tai edustajien toiminimi, tällaisesta maininnasta peritään 200 €/nimi. Hintoihin lisätään arvonlisävero 23 %. Kauppakamarin jäsenet saavat vuokrasta -10 % alennuksen, kun vuokra on maksettu kokonaan yhdessä erässä 30.3.2012. Paikanvuokra  laskutetaan kahden viikon sisällä varauksen vahvistamisesta. Mikäli maksu viivästyy, sovelletaan kulloinkin voimassaolevaa viivästyskorkoprosenttia.

4. MESSURAKENTEET

Messuosastolle on kaikkien näytteilleasettajien hankittava itse matto (valmiiksi rakennetun osaston hintaan sisältyy vain seinät ja otsalauta). Matto ei ole pakollinen, mutta Areenan lattia on melko karu ilman mattoa. Mattoja, tuoleja ja pöytiä on mahdollista tilata messurakentajalta. Yhteystiedot:

Expotalo Oy Kari Laatikainen p. 050 581 6018  ks.kohta 8.

5. ILMOITTAUTUMINEN, SOPIMUS JA PAIKKOJEN JAKAMINEN

Ilmoittautumisaika päättyy 11.4.2012. Jos tilaa riittää, ilmoittautumisia otetaan vastaan tämän jälkeenkin. Ilmoittautuminen tapahtuu http://www.karjalanmessut.fi/ sivulla olevalla lomakkeella tai muutoin kirjallisesti. Messujohdon hyväksyttyä ilmoittautumisen, lähetetään näytteilleasettajalle kirjallinen vahvistus sekä karttapohja osaston sijainnista ja mitoista. Mahdolliset huomautukset on tehtävä kirjallisesti messutoimistoon 7 vrk:n kuluessa hyväksymispäivästä. Paikkoja sijoitettaessa otetaan huomioon näytteilleasettajien osaston koko ja ilmoittautumisajankohta. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta ilman messujohdon kirjallista lupaa vuokrata tai edelleen luovuttaa osastoaan tai osaa siitä. Messujohto varaa itselleen oikeuden rajoittaa osaston kokoa tai kokonaan hylätä ilmoittautumisen syytä tähän ilmoittamatta sekä oikeuden messujen pohjakarttojen muutoksiin valmisteluaikana.

6. PERUUTUS JA SOPIMUKSEN PURKAMINEN

Ellei näyttelypaikkamaksua suoriteta määräaikana tai näytteilleasettaja ota osastoa haltuunsa viimeistään 24 tuntia ennen messujen avausta, messujohdolla on oikeus luovuttaa paikka toiselle näytteilleasettajalle. Sopimuksella tehdyn näyttelypaikan peruutuksesta ennen 31.3.2012 järjestäjällä on oikeus periä 50 % paikanvuokrasta, aina kuitenkin vähintään minimiosallistumismaksu. Mikäli peruutus tapahtuu tämän jälkeen, kaikki näyttelyasettajille kuuluvat kustannukset peritään täysimääräisinä. Peruutus on tehtävä kirjallisesti. Sopimuksen purkautuessa näytteilleasettajasta johtuvasta syystä tämä suorittaa aina jo erääntyneet maksut.

7. OSASTOJEN PYSTYTYS, RAKENTAMINEN SEKÄ NÄYTTEILLEASETTAMINEN

Messurakentaja aloittaa osastojen rakentamisen 5.6.2012 ja ne näytteilleasettajat, jotka ovat ostaneet paikkansa valmiiksi rakennettuna saavat tulla valmistelemaan messuosastojaan torstaina 7.6.2012 klo 14 alkaen.

Näytteilleasettajat, jotka rakentavat osastonsa itse (seinät, otsalauta ja matto) voivat aloittaa tavaroiden kuljetuksen ja osastojen pystytyksen 5.6.2012 klo 9.00, kuitenkin siten että messujohto päättää rakentamisjärjestyksestä. Osastojen on oltava valmiina perjantaina 8.6.2012 klo 9.00. Näytteilleasettaja huolehtii itse osastonsa rakentamisesta ja somistamisesta sekä rakenteiden turvallisuudesta. Sisätilojen peruskorkeus on 250 cm. Osastot on varustettava otsalaudalla ja näytteilleasettajien toiminimikilvellä. Mikäli näytteilleasettaja pystyttää seiniä ym. rakenteita joiden ulkopinnat näkyvät naapuriosastoihin tai käytäviin, hänen on huolehdittava niiden siistimisestä (esim. vuoraus, maalaus tms.)

Messurakenteet ovat tarkoitettu vain sisätiloihin, ellei toimittajan kanssa ole muuta kirjallisesti sovittu. Rakenteiden muuttaminen, siirtäminen, purkaminen ja muu käsittely ei ole sallittua kuin toimittajan luvalla. Seinäelementteihin ei saa kiinnittää mainosmateriaalia tarratyynyillä, sinitarralla tai voimakkailla teipeillä. Seinäelementteihin piirtäminen, maalaaminen ja liimaaminen on kielletty. Mainosmateriaalien kiinnitetään seinäelementtien eteen vain ripustuskoukuilla, naruilla tai ketjulla yläprofiilista. Teippi kiinnityksessä maalarinteippi ja erityisen messuteipin käyttö on sallittua. Näytteilleasettajan on ennen osastojen purkamista poistettava kiinnitetty materiaali ja puhdistettava liat ja teipit rakenteista.

Näytteilleasettaja ei saa ilman eri sopimusta käyttää hyväksi toisen näytteilleasettajan rakenteita. Mikäli näyttelyesineen paino ylittää 1000 kg/m2, sen sijoittamisesta on neuvoteltava messujohdon kanssa. Mikäli osasto varustetaan lattialla, jonka korkeus ylittää 12 cm, osaston avoimet sivut on porrastettava tai rakennettava niihin kaide tai muu suoja. Yli 250 cm korkeista osastoista on mainittava niiden sijoittamisesta varten erikseen ilmoittautumislomakkeen lisätiedoissa tai niihin on saatava messujohdon lupa. Ylitetystä rakenteesta, joka tulkitaan lisämainostilaksi, veloitetaan 100 € lisämaksu. Näytteilleasettajilla ei ole oikeutta esitellä osastoaan tai tuotteitaan eikä jakaa esittelyaineistoa messujen käytävätiloissa messuosastonsa ulkopuolella. Rakentamisesta ja purkamisesta annetaan erilliset yksityiskohtaiset ohjeet ennen messujen alkua.

8. TAVAROIDEN LÄHETYS

Näytteilleasettajat toimittavat messutavaransa messupaikalle omalla kustannuksellaan. Messujen järjestäjä ei vastaa tavaroiden vastaanottamisesta, purkamisesta tai säilytyksestä. Messutavarat lähetetään osoitteella Karjalan Messut, Joensuu Areena, Mehtimäenaukio 2, 80100 Joensuu.

9.  SÄHKÖASENNUKSET

Messujen järjestäjä huolehti tarpeellisesta yleisvalaistuksesta. Näytteilleasettaja kustantaa itse osastollaan tarvittavat asennustyöt ja järjestäjän nimeämä asennusliike suorittaa asennukset. Sähköstä peritään liittymismaksu valovirta (1x10 A) 150 €/liittymä, voimavirta (3x16 A) 250 €/ liittymä sisätiloissa ja ulkona valovirta (1x10 A) 230 € ja voimavirta (3x16 A) 350 €.  Suuremmat sulakekoot hinnoitellaan tapauskohtaisesti. Hintoihin lisätään alv 23 %. Liittymismaksu sisältää sähkön tuonnin osaston rajalle. Mikäli sähkön tilaus tapahtuu vasta rakentamisajan (5.6.2012) alettua, liittymismaksut ovat 20 prosenttia korkeammat.

10. PUHTAANAPITO

Messujärjestäjä huolehti yleisten tilojen puhtaanapidosta. Näytteilleasettaja on velvollinen huolehtimaan oman osastonsa siisteydestä ja kertyvien jätteiden kuljettamisesta messualueelle varattuihin jäteastioihin. Näytteilleasettaja, jonka tuote -esittely tai myynti aiheuttaa normaalista poikkeavia jätteitä, on velvollinen kustannuksellaan huolehtimaan alueensa ja sen ympäristön puhtaanapidosta sekä hankkimaan tarvittavat jäteastiat. Messujen toimesta järjestetään siivouspalvelu, joka karvausta vastaan ottaa hoidettavakseen näytteilleasettajien tilaamaa siivoustyötä.

11. PALOTURVALLISUUS, VARTIONTI, VAAKUUTUKSET

Paloturvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassaolevia paloturvallisuusohjeita sekä messujärjestäjän turvallisuusohjeita. Paloturvallisuutta vaarantavien laitteiden esittelyyn tai käyttämiseen on näytteilleasettajan hankittava paloviranomaisten ennakkolupa.  Kulkutiet on pidettävä avoinna hätäpoistumisen varalta. Tupakointi on sallittu vain ulkotiloissa. Messujärjestäjä huolehtii messualueen yleisestä järjestyksestä ja yövartioinnista vastaamatta kuitenkaan tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta. Järjestäjän vastuuvakuutus korvaa vain järjestäjän laitteista tai rakenteista kolmannelle henkilölle mahdollisesti aiheutuneet vahingot. Näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeellisiksi katsomistaan vakuutuksista. Messujen järjestäjä ei vastaa luonnonilmiöiden aiheuttamista vahingoista.

12. LUETTELOTIEDOT

Näytteilleasettajan nimi, osoite ja esiteltävät tuotteet julkaistaan maksutta aakkosellisessa näytteilleasettajaluettelossa.

13. TAPAHTUMARANNEKKEET/ESITTELIJÄKORTIT SEKÄ PAIKOITUSKORTIT

Osastomoduulin hintaan sisältyy 2 tapahtumaranneketta/esittelijäkorttia ja 2 paikoituskorttia, jotka ovat voimassa 3 päivää. Päiväkohtaisia esittelijäkortteja voi ostaa tarvittaessa 12€/kpl. Mikäli näytteilleasettaja tarvitsee enemmän tapahtumarannekkeita tai paikoituskortteja käyttöönsä, voi hän tilata niitä lisää messutoimistosta (tapahtumaranneke 25 €/kpl ja paikoituskortti 10 €/kpl).Tiedepuiston pysäköintitalo on varattu näytteilleasettajien pysäköinnille. Kortteja saa käyttää vain näytteilleasettajan messuilla työskentelevä henkilökunta. Pysäköintitalo on näytteilleasettajien käytössä messupäivänä erillistä korvausta vastaan.

14. ASIAKASKORTIT JA TAPAHTUMARANNEKKEET

Näytteilleasettajilla on mahdollisuus tilata käyttöönsä kertakäyttöön oikeuttavia asiakaskortteja tai kolme päivää voimassaolevia tapahtumarannekkeita. Kortit on varustettava näytteilleasettajan leimalla. Asiakaskortit ja tapahtumarannekkeet myydään 10 kpl erissä. Ennakkoon laskutettavat kortit ja rannekkeet ovat edullisin vaihtoehto, katso hinnasto täältä. Mikäli kortit ja rannekkeet tilataan jälkilaskutuksella veloitamme messujen päätyttyä  näytteilleasettajalta vain käytetyt kortit 12 €/kpl ja tapahtumarannekkeet 25 €/kpl, mutta kuitenkin vähintään 50% tilatusta määrästä. 

15. LUVAT

Jokainen näytteilleasettaja huolehti itse tarvitsemistaan viranomaisluvista ja toimintansa lainmukaisuudesta.

16. YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ

Mahdolliset valitukset on tehtävä kirjallisesti ja jätettävä kuittia vastaan tai kirjattuna kirjeenä järjestäjälle viimeistään 30.6.2012. Myöhemmin tehtyjä valituksia ei oteta huomioon. Allekirjoittamalla ilmoittautumis-/sopimuslomakkeen näytteilleasettaja sitoutuu noudattaman näitä osanottoehtoja sekä messujohdon antamia lisäohjeita. Messujohto pidättää itselleen oikeuden ylivoimaisen esteen sattuessa messujen siirtämiseen tai peruuttamiseen korvauksetta puolin tai toisin. Suoritus- ja lainkäyttöpaikkana pidetään molemminpuolisesti Joensuun kaupunkia.

Pohjois-Karjalan kauppakamari

KARJALAN MESSUT 2012

Torikatu 21C, 80100 Joensuu

Messusihteeri Satu Reinikainen

p. 050 313 9420

Messupäällikkö Asko Puhakka

p. 0500 674 676

Kauppakamarin toimitusjohtaja

Tiina Tolvanen

p. 050 468 6686